Gastro-Controlling: So hast du deine Kosten im Griff und steigerst den Gewinn
Die Gastronomie ist ein hart umkämpfter Markt. Wer nicht genau auf seine Zahlen schaut, läuft schnell Gefahr, trotz guter Umsätze kaum Gewinn zu machen. Hohe Wareneinsätze, steigende Personalkosten und unklare Kalkulationen können ein Restaurant oder Café schleichend in die Verlustzone führen. Aber mit den richtigen Controlling-Methoden hast du deine Kosten fest im Griff – ohne an Qualität und Service sparen zu müssen.
Hier erfährst du, welche Stellschrauben wirklich zählen und mit welchen Maßnahmen du sofort positive Effekte erzielst.
1. Wareneinsatz: Der unsichtbare Kostenfresser
Der Wareneinsatz ist eine der größten Kostenpositionen in der Gastronomie. Wer ihn nicht regelmäßig kontrolliert, verliert schnell den Überblick – und bares Geld.
Praxis-Tipps zur Reduzierung des Wareneinsatzes:
✅ Kalkulation jedes einzelnen Gerichts
Weißt du genau, wie viel dich jedes Gericht kostet? Berechne alle Zutaten und setze einen Wareneinsatz von maximal 25-30 % des Verkaufspreises als Richtwert.
✅ Preise von Lieferanten regelmäßig vergleichen
Bleib nicht ewig bei einem Anbieter, nur weil du ihn kennst. Verhandle regelmäßig und prüfe alternative Lieferanten. Selbst kleine Unterschiede bei den Einkaufspreisen summieren sich enorm.
✅ Wareneinsatz in Prozent messen – nicht nur den Einkaufspreis
Rechne nach: Dein Wareneinsatz = (Wareneinkauf ÷ Umsatz) × 100. Liegt er über 30 %, solltest du nachjustieren.
✅ Portionsgrößen standardisieren
Unterschiedliche Mengen auf dem Teller erhöhen die Kosten unbemerkt. Nutze Messlöffel oder digitale Waagen in der Küche, um immer gleiche Portionsgrößen sicherzustellen.
✅ Lagerverwaltung optimieren
Jeder verdorbene oder verschwendete Rohstoff kostet Geld. Setze auf das FIFO-Prinzip (First In – First Out), um ältere Waren zuerst zu verbrauchen und Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.
2. Personalplanung: Effizienter arbeiten ohne Überstundenfalle
Personalkosten machen in der Gastronomie oft 40-50 % der Gesamtkosten aus. Wenn Schichten ineffizient geplant sind oder zu viele Überstunden anfallen, schrumpfen deine Margen drastisch.
So optimierst du deine Personalkosten:
✅ Dienstpläne mit Weitsicht erstellen
Spontane Dienstplanänderungen führen oft zu unnötigen Mehrkosten. Erstelle Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus und passe sie an Stoßzeiten an.
✅ Digitale Zeiterfassung nutzen
Papierlisten und handgeschriebene Stundenabrechnungen sind fehleranfällig. Digitale Tools wie Personaleinsatzplaner oder Kassensysteme mit integrierter Zeiterfassung verhindern unnötige Überstunden.
✅ Flexibilität durch Teilzeitkräfte
Wenn du in Stoßzeiten kurzfristig mehr Personal benötigst, können gut eingearbeitete Teilzeitkräfte die Lösung sein. So hast du immer die passende Anzahl an Mitarbeitern im Einsatz.
✅ Mitarbeiter schulen, um Effizienz zu steigern
Ein geschultes Team arbeitet schneller und vermeidet Fehler. Investiere in Schulungen, die Prozesse optimieren – z. B. in der Küche, beim Servieren oder an der Bar.
3. Speisekarte strategisch kalkulieren: Der Gewinn steckt in den Details
Hast du eine Speisekarte mit 50 Gerichten? Dann besteht die Gefahr, dass du zu viele Zutaten benötigst und dein Lagerbestand ineffizient ist. Eine durchdachte Menügestaltung spart Kosten und steigert den Umsatz.
So kalkulierst du clever:
✅ Die 80/20-Regel beachten
80 % des Umsatzes kommen oft von nur 20 % der Gerichte. Finde heraus, welche Bestseller du hast, und fokussiere dich darauf.
✅ Hochmargen-Produkte fördern
Platziere die profitabelsten Gerichte gut sichtbar in der Karte – am besten oben oder in einem hervorgehobenen Bereich.
✅ Cross-Use von Zutaten
Nutze Grundzutaten für mehrere Gerichte. So reduzierst du den Wareneinsatz und kannst größere Mengen günstiger einkaufen.
✅ Verkaufspreise regelmäßig anpassen
Inflation und steigende Rohstoffpreise machen Preisanpassungen unumgänglich. Kalkuliere deine Preise jährlich neu, damit deine Marge stabil bleibt.
Kleine Maßnahmen, große Wirkung
Gastro-Controlling ist kein Hexenwerk – es erfordert nur regelmäßige Aufmerksamkeit. Schon kleine Änderungen können deine Kosten spürbar senken und deine Gewinne steigern.
🔹 Wareneinsatz optimieren durch gezielte Kalkulation und clevere Lagerhaltung.
🔹 Personal effizient planen, um Überstunden und Leerlaufzeiten zu vermeiden.
🔹 Speisekarte strategisch aufbauen, um Kosten zu senken und den Umsatz zu maximieren.
Wenn du dein Gastro-Controlling clever aufsetzt, bleibt am Monatsende mehr Geld in der Kasse – ohne dass die Gäste etwas davon merken. 🚀
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